Muitas pessoas gastam mais tempo planejando do que encaixando a mão na massa mesmo que isso prejudique a execução do projeto. Consequentemente, a procrastinação é uma das principais causas da baixa produtividade. e atrasar a implementação do projeto. Mas temos uma boa notícia: existem formas de evitar que isso aconteça! Usar métodos como 5W2H para ajudar a estruturar um plano de ação veloz. objetivo e completo. Continue lendo para descobrir do que se trata e como criar um plano de ação 5W2H para suprimir a procrastinação e aumentar a produtividade em sua organização!
O que é 5W2H?
5W2H é uma sigla que representa as 7 perguntas que devem ser feitas ao elaborar um plano de ação (5 que começam com W e 2 com H). São elas:
- “What?”, que significa “o quê?”
- “Why?”, que significa “por quê?”
- “Who?”, que significa “quem?”
- “Where?”, que significa “onde?”
- “When?”, que significa “quando?”
- “How?”, que significa “como?”
- “How much?”, que significa “quanto?”
What (o quê): Além de identificar o plano de ação, o ‘o que’ também ajuda quem está analisando o plano a entender exatamente o que será feito, de forma clara. Às vezes, atividades semelhantes de um mesmo projeto acabam se misturando e sua execução é dificultada. Portanto, certifique-se de dar à sua atividade um título apropriado.
Why (por que?): Toda ação deve ter uma justificativa, pois, além de demandar o tempo de trabalho dos funcionários, pode consumir os recursos financeiros da organização. Tente descrever em termos práticos porque a atividade está sendo desenvolvida. Isso pode até ajudar na priorização de atividades, pois, conhecendo os porquês, o gestor consegue entender quais atividades são mais críticas.
Who (quem?): Por mais que possam existir várias pessoas envolvidas na execução de uma atividade, é importante indicar um responsável por cada uma delas. Você pode nomear um departamento para ser responsável pela execução da tarefa se ela envolver várias áreas da empresa. Mas se a atividade for restrita a um departamento, a melhor opção é indicar apenas uma pessoa.
Where (onde?): Os custos de viagem serão esquecidos na hora de fazer o orçamento. Pode parecer óbvio, mas é muito importante determinar onde a atividade acontecerá. Em alguns casos, a atividade precisa ser realizada em mais de um local. Se isso não estiver incluído no plano de ação 5W2H, não será orçado.
When (quando?): O ‘quando’ é uma informação essencial para qualquer atividade. Sem um prazo definido, as tarefas tendem a ser procrastinadas e esquecidas. Portanto, certifique-se de definir um prazo claro (e realista) e registrá-lo em seu plano de ação. O prazo deve ser de pelo menos seis meses no futuro.
How (como?): Quando uma pessoa consulta o plano de ação 5W2H, ela deve saber tudo sobre a atividade. Dependendo da complexidade, você pode descrever o processo em etapas e numerá-las ou, se não houver necessidade, basta fazer uma breve descrição. De qualquer forma, o plano serve como material de referência durante todo o processo.
How much (quanto?): Finalmente, o orçamento para o plano de ação deve ser avaliado. Algumas atividades podem não exigir esta etapa, por exemplo. B. ao criar um site para a empresa que foi criado por um funcionário já empregado e não incorre em custos adicionais. Neste caso, “Quanto?”Alterar o método para“ 5W1H ”.
Mas por exemplo se sua organização deseja criar um novo site e não possui funcionários qualificados para essa atividade. As organizações podem contratar um web designer de terceiros e pagar uma taxa adicional pelo serviço. Nesse caso, a estimativa orçamentária é necessária, pois não é uma despesa prevista.
Agora que você conhece a ideia por trás do método 5W2H, podemos trespassar para a próxima seção. Quer aprender a fazer um plano de ação 5W2H?
Como fazer um plano de ação 5W2H
Para criar um plano de ação 5W2H, o passo mais importante é responder as 7 perguntas que o método propõe, mas não é o único. Fique atento aos nossos passos:
1. Escolhe o suporte:
Antes de pensar em responder as perguntas do 5W2H, escolhe um suporte para o seu plano de ação. O ideal é que seja uma plataforma baseada na web para que o plano possa ser compartilhado e visualizado por todos os envolvidos nas atividades, como pode ser feito no Planilhas Google. O programa de planilhas também abre espaço para diversos planos de ação. Consequentemente, é uma alternativa interessante para armazená-los ao longo do tempo.
Você pode primeiro preparar o plano de ação no papel com as demais pessoas envolvidas na atividade depois transferir a versão final para o programa ou construí-la diretamente na ferramenta se preferir.
2. Configure o modelo de plano de ação
Depois de escolher os suportes que você usará para edificar seu plano de negócios 5W2H, prepare o “esqueleto” que servirá de modelo para o seu plano. Pergunta “O quê?” “Por quê?” “Quem?” “Onde?” “Quando?” “Como?” e “Quanto custa?”. linhas horizontais são postas para descrever operações, portanto, se você adicionar mais de uma linha Você pode acompanhar várias ações em um único plano de ação. Ou você pode adicionar colunas adicionais para realizar ações em números, acompanhar o status no prazo atrasado, remetido etc.).), a prioridade etc. fica a seu critério. Oferecemos um modelo clássico. Por fim, seu modelo deve ficar assim:
3. Insira suas informações
Por fim, a etapa final é preencher o modelo com informações sobre as atividades que você deseja acompanhar. Responda a 7 perguntas de forma clara e objetiva, não deem rodeios. Afinal O Plano de Atividade 5W2H foi desenvolvido para tornar a comunicação sobre as atividades mais fácil, menos difícil.
Benefícios do plano de ação 5W2H
1. Reduz o tempo de inatividade e aumente a produtividade
O bicho-preguiça é um dos maiores inimigos da produtividade e muitas vezes é causada pela falta de conhecimento. Funcionários que não sabem exatamente o que devem fazer, quais seus prazos, metas e determinados métodos de ação podem estar “em movimento”, atrapalhando a produtividade da equipe e até mesmo os ciclos de vida do projeto.
Por isso é tão importante ter um documento abrangente como o plano de ação 5W2H, que não deixe dúvidas sobre as atividades a serem realizadas dentro da organização. Conhecer os prazos como fazê-lo e o motivo por trás de uma atividade ajuda os funcionários a prepará-la e executá-la.
2. Melhorar a comunicação
Como mencionado acima, um plano de ação 5W2H ajuda muito na comunicação das atividades.
Este documento utiliza linguagem comum entre os funcionários envolvidos. Porque todos podem consultar o mesmo plano para obter as informações de que precisam. que está centralizado em um só lugar.
3. Maior capacitância de entrega no prazo
Com produtividade atualizada e comunicação interna alinhada, é natural que a equipe otimize a conquista de resultados. Por fim, a equipe utiliza seu tempo de forma mais consciente e não perde tempo por falta de informação ou por “pescar” informações sobre atividades em diversos lugares.
4. Ajuda de planejamento de recursos
Descobrimos que criar um plano de ação 5W2H envolve identificar os custos que serão necessários para a ação” (“quanto custa?”). A presença desse orçamento ajudará a organização a planejar melhor os recursos necessários e a ter certeza do valor que terá que gastar em cada atividade.
Esse conceito é importante para permitir que as empresas planejem iniciativas futuras com base na disponibilidade de recursos financeiros e humanos.
Todos esses benefícios e a simplicidade do plano de ação 5W2H tornam esse método muito eficaz. Ele tem sido usado para diferentes intentos por diferentes civilizações por muitos anos. Algumas pessoas usam esse metodo para planejar viagens e objetivos pessoais. Até os professores usam esse método para criar planos de aula.
É difícil determinar quem inventou o 5W2H, mas algumas pesquisas confirmam a origem dessa ideia para pensadores como Hermagorus de Temnos, Quintiliano e Aristoteles. Eles acreditavam que, para compreender plenamente um evento ou objeto, era necessário obter respostas para as 7 questões propostas.
Hoje, o conceito é adotado por jornalistas, que servem de base para apurar e relatar os fatos, e também por economistas empresariais, para definir os detalhes do plano de ação para as atividades de um projeto.
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